Les outils de partage d'information en startup

Si vous êtes actuellement en startup ou si vous avez été en startup l’une des choses que vous avez sans doute constaté est que chacun doit être autonome, proactif et aller vite. Car, a moyens humains et financiers égaux, une startup se doit de faire plus, plus vite pour survivre par rapport à une entreprise établie. Dès lors, si chacun doit être rapide et efficace le partage de l’information devient un enjeu crucial et indispensable.
La plupart des startups proposent à leurs équipes divers outils collaboratifs pour permettre à chacun de garder son indépendance tout en ayant accès en permanence à une vision globale de la startup.
Voici quelques exemples d’outils utilisés en startup et la fonction qu’ils remplissent.

Ca peut sembler évident mais la base pour que l’information circule au sein de l’organisation est de communiquer. Et comme le dit le dicton populaire : “les paroles s’en vont mais les écrits restent”. Dès lors il vaut mieux une solution de communication fiable par écrit.
Beaucoup de startups utilisent Slack pour cela. Slack est gratuit dans sa version de base qui permet d’accéder aux 10’000 derniers messages ou propose un forfait par utilisateur. Tous les membres de l’équipe s’inscrivent sur Slack et il est possible ensuite de créer des conversations privées, de groupe ou des espaces de discussion par sujet.
Slack permet également d’intégrer de nombreux outils externes afin d’adapter le service aux besoins de la startup. Créer un compte slack.

Si Dropbox est une solution intéressante pour ce qui concerne le partage de documents, une solution qui permet également de collaborer sur des documents en cours semble être une solution encore meilleure. Google Drive et G Suite (Google Drive pour les entreprises) répondent parfaitement à cette problématique.
Ainsi ils vous est possible de partager un espace virtuel ou il est possible de créer des dossiers, d’y mettre des documents et de les partager au sein de l’équipe. Mieux encore, il est possible de créer des documents texte, des présentations ou des feuilles de calcul en commun en temps réel. C’est pour toutes ces raisons que G suite est particulièrement prisé des startups. Créer un compte G suite.

Pour la répartition des tâches au sein d’une startup certains utilisent des posts-it sur un grand mur avec une tâche sur chaque post-it, des colonnes selon l’état d’avancement, et des lignes selon la personne concernée. IL s’agit de la méthode kanban développée au Japon et qui est très efficace. Cela permet à toute personne passant devant le mur de se rendre compte de la situation précise de la startup en temps réel.
Il est néanmoins parfois plus pratique d’utiliser le même système de façon numérique si l’on veut garder une trace de ce qui a été fait ou si les personnes ne travaillent pas toutes au même endroit… Il est possible de le faire avec une feuille de calcul ou d’utiliser un outil en ligne spécialement conçu pour cela : Trello. Trello dispose d’un mode collaboratif gratuit et vous permet d’ajouter des tâches dans un kanban virtuel avec autant de colonnes et de tâches que vous le souhaitez. Vous pouvez aussi associer les tâches à une ou plusieurs personnes de votre équipe.Créer un compte trello.
Pour ce qui est du code, la meilleur façon de garder une trace des évolutions du code et de pourquoi le code a changé est d’utiliser git. Github vous permet de le faire gratuitement mais le code est alors accessible à tous publiquement ou de manière confidentielle avec sa formule payante. Bitbucket permet aussi de le faire. Créer un compte github.

Parmi les outils cités ci-dessus quels sont ceux adaptés pour partager des liens et des articles ?
On peut faire un tableau de liens dans excel ou encore partager ses liens sur slack mais cela reste peu pratique pour les classer et les retrouver facilement ensuite. Linkidity a été pensé comme une solution à ce problème pour les startups et PME innovantes. Avec Linkidity on peut créer des tableaux et les partager avec son équipe, rajouter des catégories dans chaque tableau et ajouter des liens facilement. Il est ensuite aisé pour toute l’équipe de les retrouver facilement. La solution est sans publicité et propose une version gratuite suffisante dans de nombreux cas. Cet outil a été pensé pour permettre le meilleur partage de liens possible au sein des organisations et se concentre sur cette mission. Il est aussi possible de créer un tableau personnel afin de sauvegarder les liens qui nous sont utiles sans forcément le partager avec le reste de l’équipe.
La circulation de l’information et de la connaissance est absolument indispensable en startup. Une partie de l’information est externe à la startup et peut être facilement sauvegardée sous forme de liens. Ainsi conserver les urls des sites qui compte pour votre organisation est une manière efficace de sauvegarder l’information. Mais pour qu’un registre ou un classeur de liens fonctionne bien il faut qu’il soit pratique et simple à utiliser et que l’on puisse facilement en partager le contenu entre différentes personnes d’une même équipe. Si vous avez trouvé un super article sur l’état de votre marché dans le cadre de votre veille quotidienne du secteur ou une page pleine de conseil sur le pitchdeck parfait ou encore un outil de filtres photos indispensable pour votre communication de marque sur les réseaux sociaux, il est indispensable que ces sites puissent être retrouvés facilement par n’importe qui au sein de votre équipe, n’importe quand. Linkidity a été pensé pour cela et vous permet donc de gagner un temps précieux. Créer un compte linkidity.

Pour les équipes de 2 à 25 personnes nous sommes convaincus que oui. Ces 5 outils ont chacun un rôle précis à jouer et sont complémentaires sans faire doublon. Cela permet d’être plus performant et de se concentrer sur ce qui compte. De plus ces outils proposent souvent un plan gratuit et il est donc facilement possible de commencer à travailler avec gratuitement et commencer à payer que quand la startup commence à générer des revenus. Concernant Linkidity, un code promo peut vous permettre de profiter d’avantage du service gratuitement. Pour les 100 premiers lecteurs de cet article nous vous proposons le code promo “startupdreamstack” qui vous offrira un petit avantage valable à vie. Sachez par ailleurs que outre le plan gratuit suffisant dans de nombreux cas, les plans payants sont très abordable (de moins de 10 euros à quelques dizaines d’euros par an. Oui, par an). L’important c’est de trouver des outils vraiment utiles pour vous et qui vous rendent plus productifs. Il n’y a pas de solution universelle, chaque startup ayant ses propres méthodes et sa propre culture. Les outils que nous proposons ici sont ceux que nous voyons souvent utilisés. Par ailleurs si votre startup à un vrai besoin d’effectuer de la veille, de sauvegarder des articles à lire plus tard, d’enregistrer des sites de partenaires, concurrents ou d’outils utiles ou de planifier des choses tel qu’un salon ou un voyage d’affaire, nous sommes persuadés qu’une solution de partage de liens et de sauvegarde d’urls peut être très utile voire indispensable dans la stack de votre startup. Créer un compte linkidity.